Selon une enquête Deloitte 2019, 86% des entreprises estiment que l’expérience collaborateur est un sujet important. Ce chiffre paraît assez peu élevé quand on sait que selon l’agence de recrutement Easyrecrue, 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel !
Source : Le Figaro Recruteur d’après une étude de Cadremploi
2/ Entre l’acceptation de l’offre et l’intégration : gardez le contact !
3/ Préparez le matériel pour son arrivée
8/ La session de speed meeting
9/ Les points de suivi avec le manager
Le Onboarding n’est donc pas un sujet à prendre à la légère, d’autant plus dans le domaine de la communication digitale ou les profils les plus rares sont chassés en permanence. Un talent qui a accepté une offre d’embauche n’est pas « gagné » il faut encore le séduire ! (lors de sa période d’intégration, mais aussi tout au long de sa vie professionnelle d’ailleurs …).
On peut déjà distinguer 2 types de Onboarding :
On vous donne 10 astuces futées pour réussir un bon Onboarding dans une agence de communication ! Et si vous vous venez de décrocher un poste en agence, félicitations ! Voici ce qui vous attend, avec quelques astuces pour réussir votre intégration.
Côté agence : Selon le poste et le candidat recruté, la durée entre l’acceptation de l’offre et l’intégration du nouvel embauché dans l’entreprise peut être longue.
N’oubliez pas que votre futur employé peut continuer à être chassé pendant cette période ! Gardez le contact avec lui en l’invitant par exemple sur les réseaux professionnels pour lui permettre de connaître les actualités de l’entreprise. Demandez-lui de compléter le questionnaire de renseignements pour établir son contrat de travail et faîtes-lui parvenir le projet de contrat afin qu’il puisse en prendre connaissance !
Côté (futur) collaborateur : Une fois le processus de recrutement terminé, et votre salaire négocié, ne perdez pas le contact avec votre future entreprise : suivez ses actualités, vous serez un peu moins perdu les premiers jours. Relisez bien votre contrat et préparez votre dossier administratif pour vous concentrer ensuite sur votre intégration.
Côté agence : Tout le nécessaire en matériel doit être prêt pour l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Assurez-vous que son poste de travail est prêt, son adresse mail et ses accès créés. Tout doit être opérationnel !
Le livret d’accueil est fortement conseillé : il va vous permettre de donner beaucoup d’informations sur votre culture d’entreprise, mais aussi permettre au salarié de retrouver facilement ces informations une fois la journée de Onboarding passée. On oublie que les premiers jours dans une nouvelle entreprise peuvent être très denses, pas évident de se souvenir de tout !
Le kit de bienvenue n’est pas une obligation mais permet au salarié de se sentir attendu par l’entreprise qui l’embauche ! Il peut contenir des goodies à l’effigie de l’entreprise, un petit mot de bienvenue de la direction, des gourmandises … Une idée pour un kit de bienvenue éco-responsable.
Côté collaborateur : Si vous n’avez pas tout le matériel nécessaire à votre arrivée, n’hésitez pas à le demander. Lisez attentivement le livret d’accueil et conservez-le pendant vos premiers mois, il pourra sûrement répondre à certaines de vos questions ! Si celui-ci ne comporte pas d’organigramme demandez-en un, cela vous permettra de retenir plus rapidement la place et le rôle de chacun dans l’organisation.
Côté agence : Le jour de son arrivée, le nouvel embauché doit bénéficier d’un accueil RH. Questions-réponses sur le contrat de travail, présentation des règles en vigueur dans l’entreprise, présentation de l’organigramme …
Dans les grandes agences, le service RH se chargera de cette partie, sinon, le manager ou la direction pourra y prendre part.
Côté collaborateur : Préparez vos questions sur votre contrat avant votre arrivée (si vous en avez !) N’hésitez pas également à poser des questions sur les usages de l’entreprise (l’usage du tutoiement par exemple).
Côté agence : Une fois que le nouvel embauché est passé par la case RH, c’est le moment de rejoindre son équipe ! Avant de lui présenter son poste de travail, faites-lui faire le tour des locaux et présentez-lui chaque membre de l’équipe (que ce soit ses collègues immédiats ou l’équipe élargie ! Dans les petites structures, un tour complet des salariés s’impose).
Préparez-lui ensuite un planning prévoyant une entrevue un peu plus longue avec chaque collègue qui sera amené à travailler directement avec le nouvel embauché. Lors de ce tête-à-tête, le collègue pourra se présenter, présenter son poste mais aussi former le nouvel embauché sur son domaine de prédilection.
Pensez à prévoir un déjeuner d’équipe pour faire connaissance dans un cadre plus informel !
Côté collaborateur : Ne vous mettez pas la pression pour retenir tous les noms dès le premier jour ! Essayez de bien visualiser la place de chaque personne sur l’organigramme et demandez à chacun comment vous serez amené à collaborer ensemble.
Côté agence : Dès son arrivée, souhaitez la bienvenue au nouveau collaborateur. Si vous possédez un grand tableau, encouragez vos salariés à écrire chacun un mot de bienvenue au nouvel arrivant ! Chez Eficiens, chaque collaborateur en poste offre un petit cadeau d’arrivée lors du tour de bienvenue. Le premier jour, c’est un peu noël pour les nouveaux salariés !
Côté collaborateur : Profitez bien de ces petites attentions !
Côté agence : Ça y est, les détails administratifs sont réglés, le nouveau collaborateur a été présenté à l’équipe … Ne l’abandonnez pas maintenant ! Assignez-lui rapidement des missions, et donnez-lui quelques clés pour s’auto-former sur les domaines qu’il ne connaît pas.
La bonne idée : donnez-lui accès à une plateforme de e-learning, et fixez avec lui des objectifs de modules à suivre chaque semaine.
Une plateforme de formations en ligne variées dans le domaine du digital : Openclassroom.
En média, les plateformes de e-learning Google et Facebook sont de formidables atouts pour les juniors !
Côté collaborateur : Prenez des notes lorsque l’on vous forme pour pouvoir y revenir. Si vous identifiez des compétences que vous avez besoin d’acquérir pour votre nouveau poste, faites remonter l’information à votre manager !
Côté agence : Si vous devez accueillir plusieurs nouveaux collaborateurs en même temps, vous pouvez organiser une session de Speed meeting avec tous vos collaborateurs.
Le principe : chaque collaborateur a 5 minutes pour échanger avec un nouvel embauché, et chaque nouvel embauché doit avoir rencontré tous les salariés. Préparez un planning pour éviter le désordre !
Côté collaborateur : Profitez de ce moment pour nouer le contact avec des salariés à qui vous n’avez peut-être pas l’occasion de parler au quotidien. Prenez des notes, et une fois l’exercice terminé, sollicitez les personnes avec qui vous avez brièvement échangé pour approfondir vos relations !
Côté agence : Afin de suivre les évolutions du collaborateur lors de sa période d’essai, et de déceler les problèmes et éléments bloquants au plus tôt pour y remédier, organisez des points de suivi réguliers. Un point plus approfondi à mi-parcours peut aussi être organisé.
Côté collaborateur : Profitez de ces points pour vous exprimer, ne laissez pas des points bloquants en suspens. Osez demander des explications / formations si vous en ressentez le besoin.
Côté agence : Outre le traditionnel entretien de fin de période d’essai avec le manager, organisez un RDV RH pour prendre les impressions du salarié une fois sa période d’essai validée.
Plus de pression pour le salarié, il s’agit de recueillir ses impressions sur sa période d’Onboarding (pour l’améliorer toujours !) mais aussi de préparer la suite de son parcours au sein de l’entreprise. Un entretien avec une personne tierce (autre que le manager) peut aussi permettre de faire remonter d’autres points de blocage !
Côté collaborateur : Profitez-en pour prendre du recul sur la période qui s’est écoulée, et n’hésitez pas aussi à dire ce qui ne va pas ! Les remarques constructives permettront d’améliorer le process de Onboarding pour les prochains nouveaux embauchés.
Côté agence : Période d’essai validée, Onboarding terminé ? Pas toujours ! Ne partez pas du principe que le salarié est parfaitement intégré et n’a plus besoin de suivi particulier. Selon la complexité de son poste, une période de formation de 6 mois à 1 an peut être nécessaire ! Ne négligez donc pas cette période qui peut – encore – être délicate !
Côté collaborateur : Si vous vous sentez « lâché dans la nature », n’hésitez pas à solliciter des points réguliers avec votre RH ou votre manager même une fois la période d’essai validée.
En ces temps de télé-travail massif, il va être important de repenser votre process d’on-boarding. La première étape est de numériser le processus d’onboarding au maximum.Par exemple, vous pouvez organiser une visio (sur Google Meet, Zoom, Teams, Slack ou Discord) qui permettra à chacun des employés de se présenter. Il pourra aussi expliquer son nouveau rôle au sein de la société.
Mais ne négligez pas le bon vieil appel téléphonique qui permettra non seulement de resserrer les liens entre collègues, compte tenu du fait que chacun travaille de chez soi et montre une partie de sa vie privée, mais cela permettra aussi au nouveau membre de votre équipe de ne pas se sentir isolé ou perdu au sein de l’entreprise qu’il ou elle vient de rejoindre. Pensez aussi à envoyer un Welcome Pack par courrier postal
Bien sûr, il faut adapter son programme d’onboarding au nouveau contexte
Par principe, un onboarding est constitué d’un apprentissage individuel couplé à un apprentissage sur le terrain. Le parcours d’on-boarding doit donc être plus écrit, formalisé pour contenir les informations les plus importantes à propos du rôle que votre nouvelle recrue doit remplir, ainsi que les valeurs de votre entreprise et une présentation de la culture de cette dernière.
Si vous recherchez un job dans la pub ou un emploi en agence de communication, n’hésitez pas à postuler à nos offres !
Vous pouvez aussi consulter au préalable notre tuto sur le recrutement en agence ainsi que notre article sur les formations du digital.
