1/ Trello, le contexte d’utilisation
2/ Un exemple, la production d’un mini-site
3/ Nos conseils et astuces dans l’utilisation Trello
4/ Calculez votre budget Trello et celui de prestations web chez Eficiens
5/ Les (quelques) inconvénients Trello
6/ Mise à jour mai 2018 – Annonce d’une nouvelle interface
Tout d’abord, cet article est une utilisation en réel sur des projets de 5 jours à 3 mois. Il ne s’agit pas d’une évaluation exhaustive mais comment nous l’utilisons en agence. Donc un véritable « Avis Trello » de première main ! Chez Eficiens, Trello en 2 ans a été un véritable booster de productivité. On peut estimer le gain en productivité sur un projet de 15 à 20%.
Pourtant, le cadre d’utilisation est assez traditionnel : suivre la mise en place de projets digitaux. Cela consiste à organiser les étapes dans la chaîne de production, à faire de la gestion de projets . C’est par exemple la production de sites web, de bannières, de landing pages, d’emailing, de système de marketing automation. Bref ! Tout ce qui va constituer la vie d’une agence.
Initialement, l’utilisateur central de l’outil est le Chef de Projets. Il l’utilise donc comme une tour de contrôle lui permettant de distribuer les tâches aux différents intervenants.
La production d’un minisite repose sur une méthodologie précise (voir par exemple cet article pour en savoir plus). Découvrez par exemple les 9 étapes indispensables à la création d’un mini-site de communication avec une gestion de projets rigoureuse.
Il est temps de passer à notre avis Trello.
1️⃣ Premier conseil : utilisez Trello car cela vous aidera à penser votre projet. Trello, c’est de la technique et de psychologie. Car, psychologiquement vous « verrez votre projet avancer ». Cela contribue donc à booster la motivation des utilisateurs. Et, même si cela semble un détail, le fait de déplacer les cartes d’une colonne à l’autre constitue des micro-gratifications qui sont autant de booster d’estime. Un atout précieux quand le projets devient tendu et le client impatient.
2️⃣ Deuxième conseil : les cartes, appelées aussi Trello Board obligent à découper tâche par tâche. Ainsi, cela permet de prioriser les actions, d’en attribuer la responsabilité à un propriétaire. Tout en gardant la vision d’ensemble. Idem, les cartes power-up permettant d’automatiser le lancement de certaines tâches (à certaines heures notamment) sont hyper puissantes.
3️⃣ Troisième conseil : utilisez la fonction date limite des cartes trello afin de fixer leur date de livraison. Il est possible également de définir la date de début de la tâche et de paramétrer la fréquence et l’envoi de rappel pour les utilisateurs membres de la carte.
4️⃣ Quatrième avantage : la connexion de Trello à Slack est simple, voire indispensable si vous utilisez cet outil de messagerie instantané. Ainsi un Manager pourra par exemple suivre « de loin » un projet sans recevoir toutes les notifications Trello mais uniquement les plus importantes. Ainsi, on peut définir les types d’actions que remontent ou non dans Slack
4️⃣ Cinquième avantage : nous recommandons de partager cet outil de gestion avec le client. Ainsi, il « voit » que cela avance. Et c’est très rassurant. Au delà, cela participe à l’éducation digitale du client (ou de toute personne béotienne sur les projet digitaux). Trop souvent le nombre de tâches et leur complexité sont masqués. Avec Trello, ils en prennent conscience.
6️⃣ Sixième avantage : penser à intégrer des sous-traitants, des co-traitants. L’utilisation va constituer une sorte de framework, de socle commun, de modèle de travail.
7️⃣ Septième avantage (et non le moindre) : Trello est gratuit. Certes, il existe une version payante pour des utilisations avancée. Mais dans l’immense majorité des cas, la version gratuite suffira.
8️⃣ Huitième avantage : la gestion hors ligne, est rapide, et très robuste (très rarement de bugs). Il y a naturellement une Trello App dans les principaux environnements iOS et Android.
En quelques clics, faites vous une idée du budget de licences que vous aurez à allouer à Trello.
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Et via notre simulateur, plus généralement, quel est le budget pour différentes prestations digitales notamment en création et refonte de site où Trello est particulièrement utilisé.